In diesem Artikel erfährst du, wie du dein wöchentliches Berichtsheft in InvoFlux erstellst, mit deiner Zeiterfassung synchronisierst und es deinem Ausbilder zur Prüfung und Freigabe übergibst.
Aufbau: „Berichtsheft“ und „Berichtsheft Verwaltung“
In InvoFlux gibt es zwei Bereiche rund um den Ausbildungsnachweis:
- Menüpunkt „Berichtsheft“: Hier arbeitest du als Auszubildender an deinen eigenen Wochenberichten.
- Menüpunkt „Berichtsheft Verwaltung“: Hier sehen Ausbilder die Berichte ihrer Auszubildenden, prüfen sie und geben sie frei oder lehnen sie ab.
So ist klar getrennt, wer Berichte schreibt und wer sie kontrolliert.
Wöchentliches Berichtsheft anlegen und ausfüllen
Du führst dein Berichtsheft in InvoFlux wochenweise.
So legst du eine neue Woche an:
- Öffne den Menüpunkt „Berichtsheft“.
- Wähle „Neue Woche“ oder den entsprechenden Zeitraum (z.B. Kalenderwoche 06/2026).
- InvoFlux legt für diese Woche einen neuen Berichtsheft-Eintrag an, den du nun ausfüllen kannst.
In jeder Woche kannst du für die einzelnen Tage eintragen:
- was du im Betrieb gemacht hast (Aufgaben, Tätigkeiten, Lerninhalte)
- ob du in der Berufsschule warst
- besondere Ereignisse (z.B. Schulungen, Prüfungen)
InvoFlux erkennt dabei automatisch:
- Urlaubstage
- Krankentage
- Berufsschule
- weitere Abwesenheiten
Diese Informationen fließen direkt in dein Berichtsheft ein, damit du deine Woche nicht doppelt pflegen musst.
Mit der Zeiterfassung synchronisieren
Wenn du über die Woche hinweg deine Zeiten in der Zeiterfassung von InvoFlux gebucht hast (z.B. auf Projekte oder mit Einträgen für die Berufsschule), kannst du dein Berichtsheft jederzeit mit einem Klick damit abgleichen.
Typischer Ablauf:
- Erfasse deine Arbeitszeit wie gewohnt in der Zeiterfassung (Projekte, Tätigkeiten, Berufsschule).
- Öffne für die entsprechende Woche dein Berichtsheft.
- Nutze die Funktion „Mit Zeiterfassung synchronisieren“.
InvoFlux übernimmt aus deinen Zeitbuchungen die relevanten Informationen in dein Berichtsheft und ergänzt sie um Urlaub, Krankheit, Berufsschule und allgemeine Abwesenheiten.
Du kannst die automatisch übernommenen Inhalte anschließend noch sprachlich anpassen oder ergänzen (z.B. aus Stichpunkten vollständige Sätze machen).
Berichtsheft an den Ausbilder übergeben
Sobald du mit deiner Woche zufrieden bist, kannst du das Berichtsheft mit einem Klick an deinen Ausbilder zur Prüfung übergeben.
So gehst du vor:
- Öffne die entsprechende Woche im Menü „Berichtsheft“.
- Prüfe deine Einträge noch einmal (Vollständigkeit, Rechtschreibung, Verständlichkeit).
- Klicke auf „Zur Prüfung einreichen“.
Der Status der Woche wechselt z.B. auf „Zur Prüfung“ oder „In Prüfung“ – du erkennst so, dass die Woche beim Ausbilder liegt.
Dein Ausbilder erhält:
- eine Systembenachrichtigung in InvoFlux
- zusätzlich eine E-Mail, dass ein neues Berichtsheft zur Prüfung vorliegt
- Prüfung, Korrektur und Freigabe (Sicht des Ausbilders)
Im Menü „Berichtsheft Verwaltung“ sieht der Ausbilder alle eingereichten Berichte seiner Auszubildenden.
Er kann dort:
- einzelne Wochen eines Azubis öffnen und im Detail einsehen
- Anmerkungen oder Korrekturen vornehmen bzw. Einträge bearbeiten
- den Bericht freigeben oder ablehnen
Typisches Vorgehen des Ausbilders:
- Wenn inhaltlich alles passt: Bericht freigeben – der Status wird in InvoFlux entsprechend gesetzt.
- Wenn etwas fehlt oder unklar ist: Bericht ablehnen oder mit Hinweis zurückgeben – du siehst dann, dass du die Woche noch einmal überarbeiten musst.
So stellt ihr gemeinsam sicher, dass alle Ausbildungsnachweise vollständig und plausibel sind.
Freigegebenes Berichtsheft als PDF ausdrucken
Sobald dein Ausbilder die Woche freigegeben hat, kannst du dein Berichtsheft als PDF ausgeben und ausdrucken.
Das ist besonders wichtig für:
- Gespräche mit Berufsschule oder Kammer
- Zwischen- oder Abschlussprüfungen
- interne Personalunterlagen
So gehst du vor:
- Öffne dein freigegebenes Wochen-Berichtsheft im Menü „Berichtsheft“.
- Nutze die Funktion „PDF".
- Speichere die PDF-Datei oder drucke sie direkt aus.
Damit hast du jederzeit einen offiziellen, ausgedruckten Nachweis deiner Ausbildungstätigkeiten – vollständig, von deinem Ausbilder geprüft und sauber aus InvoFlux erzeugt.