In diesem Artikel erfährst du als Ausbilder, wie du eingereichte Berichtshefte deiner Auszubildenden findest, prüfst, korrigierst, freigibst oder ablehnst und wie du Berichte als PDF ausgibst.
Zugriff auf die Berichtsheft Verwaltung
Als Ausbilder arbeitest du im Menüpunkt „Berichtsheft Verwaltung“. Dort siehst du alle relevanten Berichte deiner Auszubildenden.
Typisch findest du dort:
- eine Liste aller Azubis
- pro Azubi eine Übersicht der Wochenberichte
- Status je Woche (z.B. „in Bearbeitung“, „zur Prüfung“, „freigegeben“, „abgelehnt“)
Benachrichtigungen bei neuen Berichten
Sobald ein Azubi sein Berichtsheft für eine Woche zur Prüfung übergibt, wirst du automatisch informiert.
Du erhältst:
- eine Systembenachrichtigung in InvoFlux
- zusätzlich eine E-Mail, dass ein neuer Bericht eingegangen ist
So verpasst du keine neuen oder überarbeiteten Berichte und kannst sie zeitnah prüfen.
Berichtsheft einsehen und prüfen
Um einen Berichtsheft-Eintrag zu prüfen, gehst du wie folgt vor:
- Öffne den Menüpunkt „Berichtsheft Verwaltung“.
- Wähle den entsprechenden Bericht mit dem Status „zur Prüfung“ .
Das vollständige Berichtsheft dieser Woche wird angezeigt – inklusive Tätigkeiten im Betrieb, Berufsschule, Urlaub, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten.
Bei der Prüfung solltest du insbesondere darauf achten:
- Sind alle Tage der Woche erfasst?
- Sind Tätigkeiten und Lerninhalte ausreichend konkret beschrieben?
- Sind Berufsschultage, Urlaub und Krankentage korrekt erfasst?
- Passt der Inhalt zur tatsächlichen Einsatzplanung und Zeiterfassung?
Berichte korrigieren, freigeben oder ablehnen
Je nach deinem Rechtekonzept kannst du als Ausbilder:
- Kommentare oder Hinweise für den Azubi hinterlassen
- den Bericht freigeben oder ablehnen
Freigeben, wenn:
- alle Inhalte vollständig und plausibel sind
- Tätigkeiten und Lerninhalte ausreichend beschrieben sind
- keine inhaltlichen Widersprüche bestehen
Ablehnen bzw. zur Überarbeitung zurückgeben, wenn:
- Tage fehlen oder nur „allgemein“ beschrieben sind
- wichtige Lerninhalte/Projekte gar nicht auftauchen
- Angaben nicht zur Realität passen
Bei Ablehnung kann der Azubi die Woche erneut bearbeiten und später wieder zur Prüfung einreichen.
Freigegebene Berichte als PDF nutzen
Freigegebene Berichtshefte können für verschiedene Zwecke als PDF ausgegeben werden.
Mögliche Einsatzzwecke:
- Unterlagen für Gespräche mit Berufsschule oder Kammer
- Nachweise für Zwischen- oder Abschlussprüfungen
- interne Personal- oder Ausbildungsdokumentation
Damit hast du als Ausbilder jederzeit einen strukturierten Überblick über die Ausbildungsdokumentation deiner Azubis – vollständig, geprüft und exportierbar.